Automatizaciones

Creación del borrador del contrato y envío al solicitante o al departamento legal. Incluye proveedores, locaciones, actores, ATL y Música.

Se crea automáticamente el borrador del contrato a partir de las respuestas del formulario. Si es un contrato de menos de 5M se envía el PDF al correo del solicitante de manera automática.

Gestión de modificaciones o cancelaciones a contratos solicitados.

Se crea la modificación en las tablas de control y se envía una alerta por correo electrónico en los tiempos de las alertas programadas.

Elaboración y envío de releases del proyecto. Incluye animales, extras, vehículos, obras de arte y elementos.

Se crea automáticamente el borrador del release a partir de las respuestas del formulario. Se envía el PDF al correo del solicitante de manera automática.

Catálogo de marcadores de posición (placeholders) utilizados para rellenar las plantillas de Proveedores y Locaciones.

Catálogo de referencia de placeholders que permite el llenado automático de plantillas de contratos al combinarlos con los datos del formulario.

Gestión de creación de solicitud de contrato, cálculo de salarios, aprobaciones y borrador del contrato de Crew.

A partir de un formulario que se diligencia durante la negociación, se obtienen los valores de simulación y se gestiona el borrador del contrato.

Vistas o tablas de control de gestión contractual de los departamentos del Back Office.

Código que vincula las bases de datos y modifica automáticamente las tablas de control a partir de los inputs y respuestas de los formularios.

Cruce de información del libro de bancos con los reportes del banco BBVA.

En un Excel compara e indica las diferencias de saldos entre el libro de bancos del proyecto y los reportes del banco BBVA.

Cruce de información del libro de bancos con los reportes del banco Bancolombia.

En un Excel compara e indica las diferencias de saldos entre el libro de bancos del proyecto y los reportes de Bancolombia.

Diligenciamiento automático de la base de datos de pólizas de Operaciones a partir de la base de RRHH.

Código que vincula las bases de datos y modifica automáticamente la base de Operaciones a partir de los inputs de información en la base de Recursos Humanos.

Diligenciamiento automático de la base de datos AGS-OP-088 en la hoja de nómina.

Código que actualiza automáticamente la hoja de nómina en AGS-OP-088 a partir de los datos de la base de operaciones.

Diligenciamiento automático de la base de datos de Assist Card.

Código que vincula las bases de datos y modifica automáticamente la base de Assist Card a partir de los datos de RRHH.

Diligenciamiento automático de los valores de solicitud de pedido de elementos del inventario con cálculo mensual en la pestaña pre-facturas.

Una vez se han seleccionado productos del carrito y actualizado la disponibilidad, se diligencia automáticamente la pestaña de pre-facturas con la información básica de cada solicitud.

Actualización de disponibilidad de elementos del inventario una vez han sido solicitados.

Una vez se ha seleccionado un producto a través del carrito de compra, un código actualiza la disponibilidad de este producto en las bases de datos de inventarios.

Prediligenciamiento automático de solicitud de facturas de alquiler de inventarios a contabilidad.

Con la información de la pestaña de pre-facturas, se genera con un botón el diligenciamiento automático del PDF requerido por contabilidad para el envío de las facturas.

Solicitud de pre-reserva/alquiler de elementos de inventario (bodega) para producción. Es un carrito de compras.

App Script que a través de una página web crea un carrito de compras con la disponibilidad de elementos a alquilar/donar/comprar. Interconectado a la base de datos de inventarios.

Gestión del control de entrega y devolución de elementos a partir del escaneo de códigos de identificación.

Al escanear los códigos de los elementos estos se colorean de rojo o verde en la base de datos dependiendo de si se entregan o se devuelven.

Documentos con gráficos realizados a partir de la data de las bases de datos de operaciones de producción.

Se crean gráficos a través de Apps Scripts con la información de las tablas de control y seguimiento de operaciones de producción.

Envío automático de una alerta al departamento de Travel & Living sobre la llegada de un extranjero.

A partir de la base de datos de control de extranjeros, con un botón se envía una alerta por correo al departamento de Travel & Living con los aspectos migratorios importantes.

Generación automática de Cartas POA para los extranjeros que ingresan a Colombia por una producción.

A partir de la base de datos de control de extranjeros, con un botón se diligencian automáticamente las cartas POA con la información de los extranjeros.

Elimina la información no relevante para la conciliación de saldos diarios de las cuentas corporativas de Bancolombia y BBVA.

Extrae la información de los reportes de bancos y en un nuevo documento indica las fechas, valores y descripciones de los movimientos de los bancos de manera semanal.

Llevar el control de la asistencia de las personas a las pausas activas realizadas.

Alimenta un Sheets de manera manual con la información de la asistencia y al final de la semana se genera el reporte automáticamente con un PDF para ser firmado por todos.

Buscador avanzado de Crew que ha estado vinculado a proyectos.

A partir de una base de datos crea una implementación web que permite la búsqueda avanzada de personas, cargos e información de quienes han estado vinculados a proyectos.

Buscador avanzado de proveedores del grupo empresarial.

A partir de una base de datos crea una implementación web que permite la búsqueda avanzada de proveedores por servicio, nombre, NIT y ciudad.

Buscador avanzado de activos fijos del grupo empresarial.

A partir de una base de datos crea una implementación web que permite la búsqueda avanzada de los activos fijos del grupo empresarial.

Consulta rápida de clasificación CIIU enlazada con la Secretaría de Hacienda de Bogotá.

App/Página web enlazada con la Secretaría de Hacienda de Bogotá para buscar rápidamente los códigos CIIU.

Buscador de facturas no reclamadas por producción, lleva el control de quién ha identificado cada factura.

App web que muestra las facturas no identificadas o reclamadas. Permite previsualizar y descargar después de ser reclamada con nombre y departamento, creando un registro de control.

Proceso de aprobación de cotizaciones de proveedores corporativos para compra o servicios varios.

Se suben las cotizaciones a la app, son aprobadas por gerencia administrativa y se procede a realizar la compra o contratar el servicio.

Proceso de solicitud y aprobación de órdenes de compra para finanzas de producción.

Sistema de solicitud y aprobación de órdenes de compra para el área de finanzas de producción.

App de distribución del boletín de noticias corporativo.

Se suben las imágenes y los links de las noticias a una app web y se escriben los correos de los destinatarios para enviar el boletín.

App de distribución del boletín del COPASST.

Se sube la imagen y se escriben los correos de los destinatarios y se envía automáticamente el boletín del COPASST.

Proceso de aprobación de ternas de cotización para contratación de proveedores.

Solicitud de terna a través de Agustín. El coordinador adjunta cotizaciones y puntúa. Contratación recibe alerta, revisa y puntúa. Se envían correos de confirmación al finalizar.

Proceso de evaluación de proveedores de proyectos.

A través de un formulario se realiza la evaluación del proveedor. Los resultados son arrojados y promediados en una base de datos en Sheets.

Proceso de aprobación de proveedores nuevos o existentes.

App Web a través de la cual se solicita la aprobación de un proveedor. Contratación puede aprobar o rechazar. La respuesta llega por correo electrónico a cada solicitante.

Diligenciador automático de SmugMug con PDFs e imágenes de locaciones.

A partir de una base de datos se genera el PDF de los datos de una locación y se sube automáticamente a SmugMug junto con la imagen. La API de SmugMug dejó de funcionar, pendiente revisión.

Diligenciamiento automático de información de Google Maps: temperatura, lugares cercanos, hospitales, aeropuertos, coordenadas.

A partir de la base de datos de locaciones se busca la información de Google Maps a través de una API y se diligencia automáticamente en el Google Sheets. Sin créditos activos en API de Google Cloud.

Herramienta de sincronización de información climática y solar para locaciones.

A partir de una API y la base de datos de locaciones se actualiza periódicamente la información climática y solar de las locaciones.

Vistas de control y seguimiento de novedades, nómina y recursos humanos.

Tablas de control que se actualizan automáticamente con la información de las novedades aprobadas.

Plataforma web para crear y previsualizar perfiles de cargo corporativos con generación automática de PDF.

Página web en la cual a través de un formulario se crea el perfil del cargo, se almacena en una base de datos y se crea un PDF descargable en una carpeta en Drive.

Generación de mapa de calor estilo calendario con el reporte horario de cada persona.

App Script que extrae información de un Sheets (manual) y genera un mapa de calor estilo calendario con el reporte horario de cada persona indicando sus horas de ingreso y salida.

Sistema de evaluación de competencias del personal.

Sistema de evaluación de competencias del personal corporativo.

App web para la extracción de información de reportes de nómina e importación a una base de datos (Sheets).

Se extrae información relevante del reporte de nómina de una persona y se importa automáticamente a la base de datos en Sheets. Funciona a través de un botón activador y el cargue del documento.

Aplicación para comparar e identificar las diferencias entre la seguridad social pagada y la contabilidad corporativa.

App Script que compara la seguridad social pagada contra los documentos de contabilidad y en un documento adicional muestra las diferencias encontradas.

Eliminar correos, carpetas, documentos y unidades compartidas de Drive que ya no son necesarios.

Código que se coloca en un desplegable web con la dirección de la carpeta inicial. Al ejecutarlo con un botón se eliminan los correos, carpetas, documentos y unidades compartidas que no son necesarios.

Crear carpetas automáticamente con documentos del CREW (ARL y CC) en la carpeta de drive de Locaciones.

App Script que permite la creación automática de carpetas con los documentos de ARL y CC de las personas a partir de la base de datos de crew del proyecto y los documentos en Drive.

Unificador de PDFs en una estructura específica: Facturas, Causación, Soporte de pago, Egreso. Hace la función del Clerk.

Unifica diferentes documentos en uno solo a partir de un código/app instalable local (Jupyter) en una estructura específica.

Separador de documentos PDF que los nombra de acuerdo a la información interna del PDF.

App instalable de manera local que divide los PDFs de acuerdo a su información por páginas y los nombra automáticamente, ya que los reportes contables muchas veces vienen en un solo documento.

App web que permite la descarga automática de certificados tributarios de terceros.

Sistema de búsqueda y distribución de certificados tributarios con correo automático de respuesta con el link de la plataforma.

Verificación si una persona natural o jurídica está registrada ante la DIAN como Gran Contribuyente y/o Autorretenedor.

Aplicación web/App Script que jala la información de la circular de grandes contribuyentes de la DIAN y la Secretaría de Hacienda de Bogotá para verificar el estado del contribuyente.

Calculadoras de impuestos y otros aspectos contables.

Herramientas de cálculo automático de retenciones, liquidaciones y otros aspectos tributarios.

Permite validar las retenciones que deben aplicarse según el tipo de contribuyente.

Comparador de régimen tributario que valida de manera sencilla las retenciones aplicables según el tipo de contribuyente.

Permite visualizar la TRM del día y realizar la conversión a pesos colombianos.

App Script/Página web que jala la información de una calculadora de TRM para mostrar el valor actualizado del día.

Herramientas locales de procesamiento de documentos contables para comparación y separación de facturas.

Apps instalables localmente que procesan documentos contables: comparan facturas contra contabilización e identifican diferencias.